GÖREV TANIMLARI
MACAHEL EĞİTİM KÜLTÜR VE DAYANIŞMA VAKFI’NIN
ORGANLARI VE GÖREVLERİ
A-VAKFIN ORGANLARI;
ZORUNLU ORGANLARI
1-Mütevelli Heyeti
2-Yönetim Kurulu
3-Denetleme Kurulu
İHTİYARİ ORGANLARI
1-Danışma Kurulu
2-Onur Kurulu
B-ORGANLARIN GÖREVLERİ VE GÖREV TANIMLARI;
1- MÜTEVELLİ HEYETİ
Mütevelli Heyeti vakfın en yüksek karar organı olup yetki ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
- Yönetim Kurulunu seçmek,
- Denetim Kurulunu seçmek,
- Vakıf Yönetim Kurulunca hazırlanan faaliyet raporu ile Denetim Kurulu raporlarını görüşüp incelemek, Yönetim Kurulunun ibrası konusunda karar vermek,
- Yönetim Kurulunca hazırlanacak vakıf iç mevzuat tasarılarını aynen veya değiştirerek kabul etmek,
- Yönetim Kurulunca hazırlanacak yıllık bütçe tasarılarını aynen veya değiştirerek kabul etmek,
- Kamu görevlileri dışındaki yönetim ve Denetim Kurulu üyelerine huzur hakkı verilip verilmeyeceğini, verilecekse miktarını belirlemek,
- Gerektiğinde vakıf senedinde ilave ve değişiklikler yapmak,
- Vakıf faaliyetleri konusunda genel politikaları belirlemek,
- Vakfın ihtiyarı organlarından Danışma Kurulu ve Onur Kuruluna önerilen kişiler hakkında karar vermek,
- Yönetim Kurulunun önerisi ile üyelerin Mütevelli Heyetinden çıkartılması veya ölen/ayrılan üyelerin yerine yeni üyelerin kabulüne karar verir,
- Vakıf Mütevelli Heyeti, Yönetim Kurulunun tamamını veya bir kısmını herhangi bir zamanda, Türk Medeni Kanunu Hükümlerine Göre Kurulan Vakıflar Hakkında Tüzük hükümleri itibarı ile azil sebeplerinin oluşması halinde, mahkemenin vereceği azil kararını beklemeden görevden alabilir.
2- YÖNETİM KURULU
Yönetim Kurulunun görev süresi iki yıldır. Kurul Yönetim Kurulu Başkanı, iki Başkan Yardımcısı, Genel Sekreter, Genel Sayman ve iki üye olmak üzere yedi kişiden oluşur.
Yönetim Kurulu Başkanı
Vakfın temsil ve ilzam yetkilisidir. Bu yetki Yönetim Kurulu tarafından verilir. Ayrıca Yönetim Kurulunun idari ve mali yetkilisi ve sorumlusudur. Bu yetkilerini Başkan Yardımcılarından birine yazılı olarak devredebilir. Yapılan devir işleminden Yönetim Kurulu da yazılı olarak bilgilendirilir. Yönetim Kurulu Başkanı vakfı temsilde ve görevlerin icrası sırasında esas olan Yönetim Kurulunun mütalaası ve kararlarına mazhar olmasıdır. Ancak acil ve anlık karar vermesi gereken durumlarda vakfın menfaati ve şanına uygun davranarak idari, içtimai ve mali konularda yetkisini kullanabilir ve sonuçtan Yönetim Kurulu bilgilendirilir. Kullanılan bu yetki sonuçta bir karar alınmasını gerektirmekte ise Yönetim Kurulunca görüşülüp karara bağlanır. Böyle bir karar için Yönetim Kurulu üyeleri kararın olumlu çıkması yönünde zorlanamazlar. Kararın onaylanmaması durumunda işlemden doğacak sorumluluk Yönetim Kurulu Başkanında kalmış sayılır.
Yönetim Kurulu Başkanı toplantılara başkanlık eder. Kararların oylanmasında eşitlik halinde Başkan oyu iki oy sayılacağından kararlarda etkin rolü bulunmaktadır. Bu nedenle kullanacağı oy sonucu çıkacak kararın vakfın menfaati ve güvenirliğine halel getirmesine fırsat vermeyeceği gibi sorumluluğu da üstlenmiş sayılır.
1. Başkan yardımcısı
Yönetim Kurulu Kurulda var olan Başkan Yardımcılarından birini 1.Başkan Yardımcısı, diğerini Başkan Yardımcısı olarak belirler. Yönetim Kurulu Başkanı kendi üzerindeki görevlerin tamamını veya bir kısmını 1.Başkan Yardımcısına yazılı olarak devredebilir.
Ayrıca yazılı olmaksızın gerekli durumlarda Yönetim Kurulu Başkanının şifahi talimatı dahilinde temsil, idari ve icra görevlerini yerine getirir. Vakfın menfaati ve onuru gözetilerek görevleri icra eder. Yapılan görev ve icraatları sonucunda ilk toplantıda Yönetim Kuruluna bilgi verir. Vakfın mali durumunu yakından takip eder. Yapılan bağışlar, diğer gelirler ve sarfiyatla ilgili tahakkuk işlemlerini takip ve kontrol eder, iç denetimde bulunur. Gördüğü olumsuz durumlarda Başkan ve Yönetim Kurulunu bilgilendirir. Görev alanına bırakılan Komisyon ve alt komisyonların çalışma alanlarını belirler ve sonuçları izler, Yönetim Kurulunu bilgilendirir.
2. Başkan yardımcısı
Yönetim Kurulu Başkanının ve 1. Başkan Yardımcısının bulunmadığı, ulaşılamadığı durumlarda veya hastalık, izin vs. hallerde Yönetim Kuruluna Başkanlık eder. Diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak yazışma ve toplantılara Yönetim Kurulu Başkanı adına kendi unvanı ile katılır ve vakfı temsil eder.1. Başkan yardımcısının görevde olmadığı hallerde 1. Başkan Yardımcısına bırakılmış görevleri de üstlenmiş olarak yerine getirir. Vakıf bünyesinde oluşturulan komisyon ve alt komisyonlardan kendi görev alanına bırakılan bu komisyonların çalışmalarını planlar, etkinliklerin gerçekleşmesinde icra ve kontrol görevinde bulunur. Ayrıca Başkan tarafından yazılı veya sözlü talimatları yerine getirir.
Genel Sekreter
Vakfın bilumum yazışmalarını yapar. Gelen giden evrakları sırasıyla ve zamanında kayıtlara geçirir. Yıllık programlar düzenler. Yıllık çalışma planlarını ve iş akım planlarını düzenler ve izler. Bütün evraklar için uygun desimal düzeninde klasörler ve dosyalama planı yapar. Arşiv dosya düzeni ve koruma tedbirleri alır. Vakıf demirbaş eşyaların tespit ve iyi kullanılmasını sağlar. Yönetim Kurulu toplantılarında alınan kararları karar defterine geçer ve katılımcıların imzalarını alır. Dağıtılacak dergi ve basılı eserlerin ilgili yerlere dağıtımını yaptırır. Başkan, Başkan yardımcılarının verecekleri diğer iş ve işlemleri yerine getirir.
Genel Sayman
Vakfın her türlü mali işlemlerden, tahsilat ve ödemelerinden Yönetim Kurulunun verdiği yetkiler dahilinde sorumlu olup mali kayıtları zamanında yerine getirir. Nakdi bağışları kabul ederek bağış makbuzu düzenler. Şartlı bağışların Yönetim Kurulu Kararı gerektirenler için kararın alınmasını müteakip, gerektirmeyenlerin de anında tahsilatını yapar ve makbuzlarını keserek gerekli açıklama yaparak kayıtlara geçirir. Ayni (nakdi olmayan) bağışlar için ayni bağış makbuzu düzenlenir. Vakfımızın dahili ve harici gönül veren bağışta bulunanlar nezdinde güvenin tesisi ve bu güvenin sürdürülmesi açısından yapılmış olan her tür bağış için hemen bağış makbuzunun düzenlenmesi ve makbuzun anında sahibine elden verilmesi çok önem arz etmektedir. Bu bağlamda makbuzsuz bağış kabul edilmemelidir. Bu nedenle vaki olabilecek şikayetin sorumlusu vakıf değil tahsilatı yapan görevlisi olacaktır.
Yönetim Kurulu tarafından saymana harcama limiti, kasa limiti, banka yetkisi, internet yetkisi belirlenir. Harcamalar için fatura, gider makbuzu veya alanın imzasını taşıyan alındı belgesi düzenlenir. Bu ödeme evraklarında Sayman dışında Başkan veya yetkili yardımcısının parafı veya imzası alınmalıdır. Burs ödemelerinin bankadan hesaplara havale olarak yapılması ve yanlış veya eksik havale işlemlerinin öncelikle sayman tarafından takip ve kontrolü yapılacaktır. Sayman bir nevi ön muhasebe sorumlusu olup her ay bütün mali evrakları muhasebeciye intikal ettirir. Son muhasebe işlemlerini kendisi gerçekleştiriyorsa gerekli muhasebe iş ve işlemlerini zamanında gerçekleştirir.
Mali durum hakkında her ay sonunda Yönetim Kuruluna doküman verir. Mütevelli Heyet Toplantıları için Bilanço, gelir gider cetveli hazırlar veya hazırlatır. Mali rapor çıkarır. Tahmini bütçe hazırlar. Harcamaların ve gelirlerin detaylı listesini hazırlar ve bu konuda söz alan üyelere sunar. Avans olarak çekilen veya kasadan yapılan harcamalar da zamanında belgelendirilip muhasebeleştirilmesini sağlar. Genel Sayman Yönetim Kuruluna ve başkana hesap ve mali bilgi vermekle sorumludur.
Yönetim Kurulu Üyesi
Yönetim Kurulu vakfın idare ve icra organıdır. Kurulda unvan verilen üyeler dahil herkes kurulun üyesidir. Ayrıca unvanlı görev almamış üyenin kurulun toplantılarına katılarak bilgi ve enerjisinden istifade edilmektedir. Kurulca alınan kararlar da oyu kadar söz sahibi olup görüşleri ile kurulun doğru karar almasını sağlar. Üyeler katılmadıkları kararlar içinde sebeplerini kurulla paylaşırlar. Oy çokluğu ile alınan kararlarda duruma göre red veya kabul şerhi koyarak karara katılırlar. Vakfın her tür etkinliklerinde, komisyonlarda ve alt komisyonlarda görev alırlar. Vakfın etkin ve verimli hizmet üretmesi üyelerin azim ve hizmete sahip çıkmaları ile mümkündür.
Yedek üye
Yönetim Kurulunun asıl listesine giremeyip ilk üç yedek listeye kalan üyelerdir. Asıl üyelerden ölüm veya istifa veya cürüm nedeniyle boşalan sayı kadar yedek üyeler sıra ile asıl üyeliğe geçerler. Yönetim Kurulu isterse toplantılarda kararların tartışılması, daha fazla görüşlerin değerlendirilmesi ve vakıf etkinliklerinde dayanışmanın genişletilmesi amacıyla yedek üyeleri de davet edebilirler. Bu üyeler oy kullanmadan sağlıklı karar çıkmasında etkili oldukları kadar kendilerini de daima hizmete hazır tutarlar.
Yönetim Kurulunun oluşumu, görev paylaşımı, toplanma zamanı, şekli, üyelerin sorumluluğu Vakıf Senedinin 10. maddesi, Yönetim Kurulunun görev yetki ve sorumluluğu 11. maddesinde yer almaktadır.
Denetim Kurulu
Vakfın zorunlu organıdır. Vakfın amaçlarına göre hizmetlerde bulunup bulunmadığı ve gelir giderlerin amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığı, yasal zorunlulukları yerine getirip getirmediği hususlarında iç denetim yapar. Bütün bu denetimler defter, kayıt ve belgeler üzerinden yapılır. Başkan ve iki üyeden oluşur. Başkan eşliğinde veya ayrı ayrı denetimlerde bulunabilir. Mütevelli Heyet Toplantılarına sunulmak üzere denetim raporunu hazırlar ve Divan başkanına sunar. Ara denetimlerde usulsüz iş ve işlemlerin tespiti halinde Yönetim Kurulunu uyarır, gerekirse yasal işlemleri başlatabilir.
Danışma Kurulu ve Onur Kurulu
Vakfın ihtiyarı organlarıdır. Bu organların oluşumu ve uhdelerine bırakılan görevler Vakıf Senedinin 15. ve 16. Maddelerinde belirtilmiştir.
